5 สิ่ง ที่ธุรกิจควรรู้? ก่อนจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน

เป็นเรื่องจริงอย่างแน่นอนว่า เมื่อถึงเวลาช่วงใกล้สิ้นเดือน ในทุกเดือน

เหล่าพนักงาน HR ต่างต้องกระตือรือร้น เพื่อรวบรวมข้อมูลเอกสารการทำงานของพนักงานในองค์กร

ซึ่งในช่วงเวลานั้น ทุกคนก็ยุ่งๆ วุ่นวายกับเอกสาร ไหนจะข้อมูลขาด-ลา-มาสาย หรือโอที ที่ต้องใช้สติควบคุมการคำนวณ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด

เนื้อหาที่คุณอาจสนใจ

• บริการรับทำเงินเดือน ตอบโจทย์ธุรกิจอย่างไร?
• 5 สิ่งที่องค์กรควรรู้ ก่อนตัดสินในจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน 
• ข้อเสียเมื่อองค์กรทำเงินเดือนเอง
• สรุป

บริการรับทำเงินเดือน ตอบโจทย์ธุรกิจอย่างไร?

• ลดเวลาการทำงานด้านเงินเดือนลง

ธุรกิจอยากโฟกัสโปรเจกต์สำคัญขององค์กร ให้สามารถเติบโตได้ดียิ่งขึ้น

• ลดการใช้เอกสารธุรการน้อยลง

ช่วยอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมลดอัตราการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น

• ประหยัดงบประมาณ

ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงซอฟต์แวร์ เพื่ออัปเดตเทรนด์เทคโนโลยีปัจจุบัน

สามารถนำงบประมาณที่เหลือ นำเสนอพัฒนาโปรเจกต์สำคัญอื่นๆได้

• ลดปริมาณทรัพยากรบุคคล เพิ่มส่วนสำคัญอื่น

สามารถบริหารจัดการกำลังคนได้ดียิ่งขึ้น เป็นการเพิ่มเติมส่วนอื่นแทน

เช่น การเพิ่มสวัสดิการพนักงาน แจกอาหารเช้าฟรีในทุกวัน  เป็นต้น

5 สิ่งที่องค์กรควรรู้ ก่อนตัดสินในจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน 

1.ศึกษารายละเอียดของบริการรับทำเงินเดือน

• เช่น รายละเอียดเงื่อนไขบริการต่างๆ ว่ามีอะไรบ้าง?
• ค่าใช้จ่ายอย่างไร?
• หรือมีแพกเกจอะไรที่เหมาะสม และตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรมากที่สุด
• สามารถรองรับจำนวนพนักงานได้กี่คน?

เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้นในการเลือกตัดสินใจ ก่อนจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กร

และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในภายหลังอีกด้วย

2.ศึกษาข้อมูลด้านกฏหมายแรงงานให้ละเอียด

จะเป็นเรื่องดี หากองค์กรควรศึกษากฏหมายแรงงานเบื้องต้นเอาไว้บ้าง เพื่อกำหนด หรือมีความเข้าใจในข้อบังคับต่างๆ

ทางด้านกฎหมายแรงงาน และสามารถแจ้งให้กับพนักงานในบริษัทรับทราบในทางที่ถูกต้องได้

เช่น การลางาน วันหยุดชดเชย วันลาพักร้อนต่างๆ เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาชวนปวดหัวตามมาภายหลัง

3.ตรวจสอบให้แน่ใจ

นอกจากศึกษารายละเอียดของบริการรับทำเงินเดือนแล้ว องค์กรควรตรวจเช็คข้อมูลบริษัทที่รับจ้างทำเงินเดือนด้วยว่ามีตัวตนอยู่จริง

และมีความน่าเชื่อถือหรือ เช่น การมีหน้าเว็บไซต์ทางการของบริษัทที่ชัดเจน

มีที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ติดต่อได้ มีธุรกิจ หรือแบรนด์ที่คุณอาจรู้จัก เคยใช้บริการกับบริษัทนี้มาก่อน

การมีเครเดิตจากแบรนด์อื่นๆ เป็นเครื่องมือสำคัญในการเลือกตัดสินใจได้อย่างง่ายดายเช่นกัน

4.เทคโนโลยีที่ทันสมัย

โซลูชัน HR ในยุคปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา หลายบริษัทเอ้าท์ซอร์สที่รับทำเงินเดือน

จะมีซอฟต์แวร์ และแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ทันสมัย ตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างแน่นอน

Dreamteam Payroll outsource service  เราเป็นบริษัทที่เปิดให้บริการรับทำเงินเดือนแบบครบวงจร

รวมถึงบริการสรรบุคลากร และมี Solution Hr ที่สามารถตอบโจทย์การทำงานของ HR รูปแบบใหม่ได้เป็นอย่างดี

ยกตัวอย่างเช่น ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Cloud-TA)   หลากหลายรูปแบบ

รองรับการใช้งานผ่านระบบมือถือแอนดรอยด์และ IOS สะดวก สำหรับการใช้งานทุกที่ ทุกเวลา

หรือการใช้งานตามพิกัดที่บริษัทกำหนด ในกรณีการใช้ฟังก์ชันบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน

อ่านบทความที่น่าสนใจ : Cloud-TA คืออะไร? 

5.ประเมินความต้องการขององค์กร

ก่อนอื่นเมื่อเรากำลังมองหาบริษัทเอ้าท์ซอร์สที่รับทำเงินดือน สิ่งสำคัญในข้อสุดท้าย

• องค์กรต้องมองภาพโดยรวมก่อนว่า จุดประสงค์และความต้องการจริงๆ ขององค์กรคืออะไร?
• แล้วทำไมองค์ต้องจ้างบริษัทเอ้าท์ซอร์สจากภายนอก เพื่อทำเงินดือนให้กับพนักงาน
• และถ้าหากจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนแล้ว ธุรกิจจะสามารถดำเนินงานอื่นๆต่อ
• หรือพัฒนาส่วนงานอื่นๆที่มีความสำคัญได้อย่างไรบ้าง?

ดังนั้นแล้วเมื่อมีการประชุมจากภายในและทราบเหตุผลต่างๆอย่างชัดเจน

และมีมติออกมาเป็นเอกฉันท์แน่ชัดแล้วว่าองค์กรมีความต้องการพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอย่างราบรื่น

โดยต้องอาศัยการร่วมงาน จากบริษัทรับทำเงินเดือน

เพื่อเข้ามาดำเนินงาน บริหารจัดการงานด้านเงินเดือนพนักงงาน ให้กับองค์กรอย่างแท้จริง

แล้วจะทำอย่างไรดีล่ะ? พอมีทางออกที่ดีกว่านี้ไหม? 

ก่อนอื่นเลย ขอแนะนำว่า องค์กรควรจ้างบริษัทที่ให้บริการรับทำเงินเดือน

ซึ่งเรา Dreamteam Payroll outsource service ก็เป็นอีกหนึ่งบริษัทที่รับทำเงินเดือน แบบครบวงจร

• เราสามารถช่วยบริหารจัดการ รับทำเงินเดือนให้กับพนักงานในองค์กรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยที่คุณไม่ต้องเป็นกังวลในเรื่องการจ่ายเงินเดือนล่าช้า หรือการเกิดข้อผิดพลาดต่างๆ

• เพราะเรามีทีมงานที่เชี่ยวชาญด้านการบริการจัดการเงินเดือนพนักงานโดยเฉพาะ

ดำเนินงานอย่างมีระบบ และกระบวนการตามขั้นตอนที่ถูกต้อง ของบริษัทรับทำเงินเดือน

• ไม่ต้องเพิ่มภาระค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานรับทำเงินเดือน

ลดงบประมาณการจ้างงานที่น้อยลง

• หมดกังวลในเรื่อง งบประมาณที่บานปลาย และควบคุมได้แน่นอน

สามารถนำงบประมาณที่เหลือไปใช้พัฒนาส่วนอื่นๆภายในองค์กรได้

ความสำคัญระหว่างธุรกิจและการใช้บริการรับทำเงินเดือน 

ปัจจุบันในตลาดธุรกิจมีการแข่งขันสูงมาก หลายองค์กร ก็อยากให้ธุรกิจขยาย และเติบโตตามทันคู่แข่งขันในตลาดได้ในที่สุด

แต่ต้องหันกลับมามองอีกทีว่า หากธุรกิจไม่สามารถโฟกัสการบริหารในเรื่องสำคัญที่สุดได้ ก็จะทำให้ธุรกิจไม่สามารถเติบโต และขยายสู่ตลาดได้อย่างแท้จริง

“แต่แล้วในยุคนี้ รวมถึงยุคก่อนๆ หลายธุรกิจก็หันมานิยมใช้บริการเอ้าท์ซอร์สหรือบริษัทที่สามารถรับทำเงินเดือนให้พนักงานได้

อีกทั้งยังมีฟังก์ชันครบวงจร ประหยัดงบประมาณในการจ้างคนได้ผลที่ดี และประสิทธิภาพเกิดคาด

การทำเงินเดือนนั้นเป็นงานที่ดูยุ่งยากไม่น้อยเลยทีเดียว 

เพราะต้องใช้ความสามารถ ทักษะ รวมไปถึงความละเอียดรอบคอบเป็นอย่างมาก

รวมถึงอาจต้องใช้เวลาร่วมสัปดาห์กับการทำเงินเดือนให้กับพนักงานหลายร้อยคน

“จะดีกว่าหรือไม่? หากงานที่ทำอยู่รู้สึกมีผลกระทบเรื่องการบริหารเวลา

หรือองค์กรต้องใช้งบประมาณเป็นจำนวนมากเพื่อจ้างพนักงานทำเงินเดือน ที่มีประสบการณ์อย่างถ่องแท้”

แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องที่ยาก สำหรับการสรรหาพนักงานทำเงินเดือน ที่มีประสบการณ์มาก่อนจริงๆ และยิ่งไปมากกว่านั้นคือ

การจ้างบุคลากร 1 คน ต้องใช้งบประมาณที่สูง และรวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากพันธผูกพันธ์กับบริษัท

เช่น ค่าจ้าง สวัสดิการ อัตราการส่งเงินสมทบให้กับสำนักงานประกันสังคม และภาษี ต่างๆ มากมายอีกด้วย

 ข้อเสียเมื่อองค์กรทำเงินเดือนเอง

1.ปัญหาเรื่องงานธุรการ

ปัญหาเรื่องความวุ่นวายของเอกสาร รวมไปถึงการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ถูกวิธี

อาจส่งผลกระทบให้การรวบรวมข้อมูลต่างๆ ล่าช้าได้ อีกทั้งยังเป็นเรื่องที่ยาก ในการค้นหาเอกสารย้อนหลังเป็นเวลานาน

2.ปัญหาด้านซอฟต์แวร์

การอัปเดตซอฟต์แวร์ หรือการตามเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ๆ อาจต้องใช้งบประมาณที่สูงขึ้น

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของเวลาและยุคสมัยที่มีเทคโนโลยีล้ำๆ เกิดขึ้นใหม่อยู่แทบตลอดเวลา

3.งบประมาณบานปลาย

การจ้างบุคลากรที่มีประสบการณ์เข้ามาทำงาน ต้องใช้ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง

อีกทั้งยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเข้ามาด้วย เช่น

• การจ่ายเงินสมทบเข้าระบบสำนักงานประกันสังคม
• สวัสดิการบริษัทต่างๆมากมาย ที่ต้องให้พนักงานตามกฎหมายแรงงาน

4.ปัญหาด้านกำลังคน

หากวันใดวันหนึ่งที่พนักงานของคุณ ป่วย หรือลาออก กระทันหันล่ะ ทีนี้องค์กรเองจะหาทางออกอย่างร?

เป็นอีกหนึ่งข้อที่สำคัญมากๆ ในการพิจารณา เพราะหากบริษัทขาดพนักงานคนใด คนหนึ่งไป

ซึ่งแน่นอนว่าส่งผลกระทบต่อการทำงานในระบบอื่นๆด้วยเช่นกัน

ดังนั้นแล้วการจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนจึงเป็นทางเลือก และทางออกที่ดีมากกว่า

5.การเกิดข้อผิดพลาด

ในช่วงที่ทำเงินเดือนพนักงานนั้นเป็นช่วงที่วุ่นวายที่สุดของเหล่าบรรดา HR

ทั้งยังต้องรวบรวมเอกสาร ข้อมูลต่างๆ จิปาทะ มากมาย  อาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดได้

• เช่น การคำนวณสูตรผิดพลาด
• การเรียงลำดับชื่อพนักงานผิด
• หรือการนำโอทีของพนักงานอีกคนกรอกข้อมูลสลับกัน เป็นต้น

และเมื่อเกิดการผิดพลาดแล้ว ทำให้การจ่ายเงินเดือนล่าช้า ไม่ตรงเวลา

แต่หากจ้างบริษัทที่รับทำเงินเดือนก็จะสามารถแบ่งเบาภาระการทำงานด้านเงินเดือน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อเปรียบเทียบกับการที่องค์กร จ้างพนักงานภายในองค์กรทำเงินเดือนเอง

สรุป

จะเห็นได้ว่า บริการรับทำเงินเดือน นั้น สำคัญกับธุรกิจมากแค่ไหน? 

และด้วยเหตุผลที่กล่าวไปข้างต้นนี้ ส่งผลให้หลายองค์กร ธุรกิจขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดใหญ่มากมาย

ต่างให้ความสนใจและเข้ามาใช้กับบริการรับทำเงินเดือนอย่างแพร่หลาย และเป็นที่นิยมอย่างมากในที่สุด

เพราะเนื่องจากบริการรับทำเงินเดือน ตอบโจทย์ในทุกธุรกิจ องค์กร หรือแม้กระทั่งผู้ประกอบการ

สามารถให้ความสะดวก สบาย ประหยัดเวลา ประหยัดงบประมาณ และแพกเกจการใช้บริการรบทำเงินเดือน

ในราคาที่สามารถเข้าถึงได้ รวมถึงประหยัดการใช้พลังงงานต่างๆ ไปได้เยอะเลยทีเดียวล่ะ